パーティー企画のコツ パーティー・宴会を成功させるために  
   
 
企画のポイント
1、企画の基本 7、食事と飲み物
2、開催の日時を決める 8、お土産
3、招待客を決める 9、不測の事態への対処
4、全体の費用と会費制 10、パーティー運営のスタッフ
5、パーティー会場とスタイル 11、司会者(幹事)を決める
6、全体のプログラムを組み立てる 12、受付、会計、クロークの役割
 
 

1、企画の基本

どのようなパーティーを開催するかによってその企画も異なってきます。パーティーの種類としては大きく分けて3種類あると言われます。

※パーティーの種類
1、企業や団体の開催するパブリックなパーティー、あるいはオフィシャルなパーティー。

2、個人が開催するプライベートなパーティー。
3、季節などが題材のパーティー。

ここでは一般的に多く開催されるビジネスでのパーティーの企画を中心にご案内していきます。ただし個人が開催するパーティーであっても計画書などを用意し、必要事項をまとめておくことは大事です。

企画を立てる時の基本
企画をたてる時の基本しては次ぐの3点が重要になります。
1、できるだけ前もって企画を立てておくということ。
2、幹事は一人ではなく複数がいい。
3、開催趣旨や目的を明確にしておくこと。

1番目の「前もって企画を立てておく」というのは、ぎりぎりの企画では希望の会場を押さえられなかったりと不測の事態に対処できない場合があるからです。。できれば少なくとも3ヶ月前までには企画を立てておくことが望ましと言えます。

2番目の「複数がいい」というのも同じように不測の事態が起こらないとも限らないからです。

3番目の「開催趣旨や目的を明確にする」というのは特に関係者や招待客にできるだけ分かる表現が好ましいということです。

ここで企画を立てるときのポイントをいくつか説明します。

 

2、開催の日時を決める

開催日

一般に集客しやすい曜日としては土曜日や日曜日ですが、ビジネスなどオフィシャルなパーティーはウィークデーがいいでしょう。

月曜日はできれば避けた方がいいかもしれません。主催側としては前日が日曜日で準備しにくく、招待客もうっかり忘れてしまうことが考えられます。

タブーなのは連休前後です。連休前日などは旅行などの 計画がある人が以外と多いものです。

一般的にまだ縁起を気にする人がいますのでできればお日柄のいい日を選ぶのもいいかもし れません。

開始時間

おおまかな所要時間(etc 全体で2時間など)と開始時刻 を設定します。

受付の開始は正式な開始時間の30分前がベターでしょう。

3、招待客を決める
列席者など招待客のリストを作ることが大事です。
リストは参加率を設定して、希望出席数より多くします。一般的には70%〜80%を設定します。
特に業界別など、ジャンル別にしておくと追加が発生した時 などに整理しやすいものです。
※リストの項目
番号
ジャンル
団体名
個人名
肩書き
住所
電話番号
メールアドレス

記名は正しく正確に記入していきます。間違えた場合は相手に失礼であるばかりかオフィシャルな場合は会社の信用を失うことにもなりかねません。
したがって招待客リストは複数の関係者でチェックを忘れないようにしてください。

パーティーの成功・不成功はこのリスト作りで大半が決まると言っても過言ではありません。

4、全体の費用と会費制
一般的にオフィシャルの場合は主催者が全額負担。プライベートの場合などは会費制のようです。

会費制の場合は主催者側が40〜50%負担するのが相場のようです。

※経費の主な内訳

招待客リストの作成(名簿業者に依頼する場合)
招待状の作成および発送費
お土産
会場費
飲食
余興
照明・音響
司会者のギャラ
コンパニオン(外部に依頼する場合)
雑費

5、パーティー会場とスタイル
会場選びは企画の項目としては非常に重要です。屋外を設定した場合は雨天を想定したシュミレーションも必ず用意しておくことが大事です。
幹事はできるだけ「ロケハン」をおこなっておくことが大事です。たとえば最寄り駅から会場までの時間を計っておくなどです。ちなみに女性の多いパーティーではトイレの充実した会場が喜ばれます。立食か着席かはパーティーの目的によって違ってきます。ビュッフェ(立食)の場合はたち疲れた方のためにイスを少し用意しておくことがコツです。

6、全体のプログラムを組み立てる
時間配分は料理のタイミングが大事です。長いスピーチの後では暖かい料理も冷めてしまいます。
立食の場合は食事がスタートすると会場がざわつき、なかなかスピーチに耳を傾けてもらえないものです。スピーチは10分た ったころがベターでしょう。

※時間配分の項目
来賓挨拶
主催者挨拶
料理のサービス
余興


7、食事と飲み物
アルコールは多めにすることがコツです。
食事がなくてもアルコール類は不足しないということが大事です。
またお酒が駄目な方もいますからソフトドリンク類なども忘れないようにすることが大事です。
一般的に料理は着席の場合、席数分用意しますが、立食の場合は参加予定人数の80%〜90%で間に合うものです。
女性が多いパーティーの場合はワインを増やすことがコツです。 そしてデザートにも気をつかう必要があります。

8、お土産
お土産は結婚式の引き出物に限らず、どんなパーティーでも主催者の心遣いが感じられるものです。
帰り際の最後のエンターテインメントとしてできれば用意することをおすすめします。
コツとしてはお土産に参加者への感謝のメッセージを添えることです。

9、不測の事態への対処
不測の事態としてはパーティーのキャンセルなどがあります。主役が倒れるなどの予想しなかった事態などです。この場合、すみやかに中止か順延かを決め、会場やケータリングのキャンセルをします。
一方、手分けして出席予定者などへ連絡をとります。さらに当日、開催時刻に会場に出向き、お出かけくださった方に説明とお詫びをします。

パーティーの開催中にも思いがけないことは起こりがちなものです。 この場合、大事なのはパニックを顔に出さないことです。落ち着いて対処し、お客様に安心感を与えることがパーティーの進行のコツです。

10、パーティー運営のスタッフ
会社主催などのオフィシャルなパーティーなどは次のようなスタッフが必要になります。

責任者(幹事代表)・・・・・進行の全体管理
副責任者(副幹事)・・・・・進行の補助
会計・・・・・・・・・・・・・・・・会費やご祝儀の金銭管理
司会・・・・・・・・・・・・・・・パーティー式次第の進行
受付・・・・・・・・・・・・・・・出欠の管理と問い合わせの窓口
クローク・・・・・・・・・・・・・手荷物の管理
会場案内・・・・・・・・・・・・場内・場外の案内(席のご案内)
余興・ゲーム係・・・・・・・ゲームなどの進行
飲食・・・・・・・・・・・・・・・料理の配膳指示や酒などの管理
記録・・・・・・・・・・・・・・・写真・ビデオの撮影
配車・・・・・・・・・・・・・・・駐車場の管理やタクシー配車の管理
お土産・・・・・・・・・・・・・品物の管理

11、司会者(幹事)を決める
小規模のオフィシャルパーティーやプライベートなパーティーでは責任者(幹事)が司会者を兼ねる場合が多く見られますができるだけパーティーの趣旨に合った人を選ぶことが大事です。
たとえば粛々と進行したい場合には落ち着いた熟年者を選ぶなどの工夫が必要です。
大きなパーティーなどはプロに依頼する場合も多いようです。インターネットで「司会者」と検索し、プロダクションと直接交渉してみるのもひとつの方法です。また民放テレビ局のアナウンサーに当たってみると以外とOKだったりする場合もあります。


12、受付、会計、クロークの役割
受付で出欠を確認する方法には次のようなものがあります。
招待状の回収
名刺の拝受
記帳
出欠リスト

事前に確認方法を決めておくと混乱しないものです。出欠リストなどは五十音順に整理しておくとあわてないですみます。できれば受付担当は招待状の発信や出欠管理を担当した人が兼務するとスムーズです。

会計
大きなパーティーでは受付と会計は別にした方が間違いの防止になります。会計ではお釣りや領収書を渡す場合もあるのであらかじめ用意しておく必要があります。できれば経理に精通した人がベターでしょう。

クローク
一般に受け付けがクロークを兼ねる場合がありますがやはり大きいパーティーなどでは別々に担当する方が無難です。特にクロークで注意が必要なのは雨の日の傘の対応です。市販されているクローク札の活用もできますが、自前でカードを作るという方法もあります。
クローク担当者は紛失などのトラブルを避けるためにも持ち場を離れないことが大事です。特にクロークが忙しくなるのは受付よりも帰りです。
この場合は受付担当もクロークに回すなどの対応が混雑防止のコツです。